Datenschutzordnung des Informations- und Forschungsverbundes Hochsensibilität e.V.

Fassung vom 3. August 2018
beschlossen durch die Arbeitsgruppe Verbundsleitung im Verfahren gemäß § 8 Abs. 3 S. 2 der Satzung am 3. August 2018
 

§ 1 erhobene Daten
1Der Informations- und Forschungsverbund Hochsensibilität e.V. erhebt und speichert die folgenden Daten der Vereinsmitglieder: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Datum der Einleitung des Aufnahmeverfahrens und Zahlungsdaten von Mitgliedsbeiträgen und Spenden, also den Namen des zahlenden Mitglieds, das Datum der Zahlung und den gezahlten Betrag. 2Wird die Einberufung des Schlichtungsorgans gemäß § 18a Abs. 1 S. 2, 3 der Satzung erforderlich, erhebt und speichert der Verein die Geburtsdaten der Mitglieder, die ihm ihre Geburtsdaten mitteilen.

§ 2 dauerhafte Datenspeicherung
(1) 1Die Mitgliedschaft im Verein wird schriftlich beantragt. 2Die entsprechenden Formulare werden in der Privatwohnung der Präsidentin aufbewahrt. 3Die unter § 1 genannten Daten werden auf einem privaten Computer der Präsidentin (Apple iMac 27 Zoll Mitte 2011) in einer Tabelle des Programmes Microsoft Excel für Mac in der jeweils aktuellen Version gespeichert. 4Der private Computer der Präsidentin ist durch ein Passwort vor unberechtigten Zugriffen geschützt. 5Die Datei, in der die Tabelle gespeichert ist, wird automatisch im Rahmen eines Systembackups (Apple Time Machine) auf einer Backupfestplatte des Typs Apple Time Capsule gesichert.
(2) 1Die unter § 1 genannten Zahlungsdaten werden ferner in dem physisch geführten Kassenbuch schriftlich fixiert. 2Das Kassenbuch befindet sich in der Privatwohnung der Schatzmeisterin.
(3) 1Korrespondiert die Präsidentin mit einem Vereinsmitglied per E-Mail, wird dessen E-Mail-Adresse in dem Programm „Mail“ von Mac OS X gespeichert. 2Das gilt auch im Falle von Rundmails an die Vereinsmitglieder.

§ 3 temporäre Datenspeicherung
(1) 1Zur Durchführung des Aufnahmeverfahrens gemäß § 3 Abs. 1 S. 2 der Satzung werden Namen und Anschriften von Mitgliedschaftsaspiranten von der Präsidentin der Schatzmeisterin und der Koordinatorin des wissenschaftlichen Netzwerkes per Post zugesandt. 2Schatzmeisterin und Koordinatorin des wissenschaftlichen Netzwerkes vernichten die entsprechenden Briefe nach Kenntnisnahme. 3Widersprechen Schatzmeisterin oder Koordinatorin des wissenschaftlichen Netzwerkes einem Aufnahmeantrag gemäß § 3 Abs. 1 S. 3, erfolgen Widerspruch und Entscheidung der Arbeitsgruppe Verbundsleitung nach dieser Vorschrift per E-Mail; in diesem Zuge werden die Daten der entsprechenden Aspirantin per E-Mail zwischen den Mitgliedern der Arbeitsgruppe Verbundsleitung versandt.
(2) Ist für Erklärungen gegenüber Behörden die Angabe von unter § 1 genannten Daten erforderlich, werden die entsprechenden Daten in entsprechenden Dokumenten bzw. Dateien (Anschreiben, Tabellen) vorübergehend auf dem Computer der Präsidentin gespeichert.
(3) Im Rahmen der laufenden Vereinsverwaltung werden zur Anpassung von Formularen (Neumitgliederanschreiben, Übersendung von Spendenquittungen etc.) Mitgliedsdaten vorübergehend in Dokumentdateien (Microsoft Word für Mac) auf dem Computer der Präsidentin gespeichert.
(4) Im Falle von Beschlüssen der Arbeitsgruppe Verbundsleitung, die den Status von Mitgliedern betreffen, etwa Verfahren gemäß § 18a Abs. 1 S. 1 der Satzung, werden die für den entsprechenden Beschluss erforderlichen Daten nach § 1 per E-Mail zwischen den Mitgliedern der Arbeitsgruppe Verbundsleitung versandt.

§ 4 Verfahren nach Beendigung der Mitgliedschaft
1Im Falle der Beendigung der Mitgliedschaft eines Vereinsmitglieds werden die entsprechenden Daten gemäß § 1 in der Tabelle auf dem Computer der Präsidentin zunächst während der Frist nach § 3 Abs. 2 S. 2 der Satzung gesondert formatiert, um die Beendigung zu markieren. 2Nach Ablauf der Frist werden die Tabelleneinträge im Zuge des Eintrages von Daten neuer Mitglieder überschrieben; die Beitrittsformulare werden nach vier Jahren (Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist nach § 195 BGB) vernichtet. 3Die Daten auf der Time Capsule verbleiben dort, bis sie von dort im Rahmen der elektronischen Speicherplatzverwaltung des Backup-Regimes (Apple Time Machine) automatisch gelöscht werden.